Quelles sont les étapes d’un processus achat en entreprise ?

Dernière mise à jour de l’article le 9 novembre 2021

L’entrepreneuriat est l’action d’entreprendre de lancer un projet ou un business. Aujourd’hui, c’est l’un des moyens les plus adoptés pour se faire de l’argent. Ainsi plusieurs personnes, jeunes comme âgés décident de lancer leurs propres entreprises. Cependant, la réussite d’une entreprise est basée sur plusieurs points dont l’un est : le processus d’achat.

Le processus d’achat qui est un point très important dans la réussite d’une entreprise est également l’établissement de tout un plan et son accomplissement. Donc bien évidemment le processus d’achat est un ensemble de processus à mener à bien pour l’introduire dans son entreprise et avoir un bon résultat. Le processus d’achat s’effectue comme suit.

La définition du besoin d’achat 

Tout achat est d’abord induit par un besoin. La définition du besoin est donc la première étape dans un processus d’achat et l’étape clé dans ce processus. À ce niveau, il faut indiquer avec précision le service ou le produit que l’on veut acheter en accord avec les besoins de votre entreprise.

Il est primordial de savoir ce que l’on veut, ce qui sera utile et avantageux pour votre entreprise pour ne pas se lancer dans des choses inutiles. Il faut donc prendre son temps pour bien établir les besoins de votre entreprise sous tous les angles et dans les moindres détails. Le besoin doit être clairement exprimé.

En effet, le processus de définition des besoins est la présentation détaillée de ceux-ci par votre entreprise. Puisqu’il permet aussi de consulter réellement les fournisseurs potentiels et fixer un budget clair des achats. L’établissement d’un besoin ne doit jamais se limiter à des propositions ou à de simples hypothèses émises par des services de l’entreprise. C’est donc un travail minutieusement fait pour un résultat meilleur.

La recherche de fournisseurs potentiels

Après avoir clairement exprimé le besoin de l’entreprise, l’étape suivante est d’établir une liste de fournisseurs éligibles. D’abord, il faut commencer par évaluer les fournisseurs pouvant répondre aux attentes de l’entreprise. En commençant par les fournisseurs qui sont partie intégrante de l’entreprise.

À ce niveau, comme les fournisseurs sont déjà connus, il est facile d’évaluer leurs capacités et savoirs s’ils correspondent aux besoins énumérés par l’entreprise.

Ensuite, il est question de chercher de nouveaux fournisseurs potentiels et évaluer aussi leurs capacités liées aux nécessités de l’entreprise. Alors, ici il faut employer de nouvelles méthodes comme la méthode sourcing pour choisir les meilleurs fournisseurs. Le sourcing est subdivisé en plusieurs étapes :

• Commencer la recherche dans des zones données, en se basant sur la renommée, l’expérience et la qualité du produit ou du service proposé par ces éventuels fournisseurs ;
• Recueillir les informations nécessaires concernant chaque fournisseur ;
• Émettre un inventaire minutieusement établi afin de comparer les fournisseurs potentiels ;
• Rassembler ensuite toutes ces informations sur les fournisseurs ciblés et après une bonne analyse, choisir les fournisseurs les mieux placés en fonction des besoins de l’entreprise.

Ainsi s’effectue la recherche des meilleurs fournisseurs pour s’assurer d’avoir des résultats bien au-delà de ce qui est espéré.

Le lancement et l’analyse d’offre

Une fois les fournisseurs choisis, votre entreprise entre en contact avec ces derniers et vous leur expliquer vos besoins et attentes.

Le lancement d’offre

D’abord, pour effectuer cette activité l’entreprise doit établir l’ensemble des règles et date concernant l’appel d’offres. Ensuite, établir un cahier des charges à remplir par les fournisseurs. Et enfin, un questionnaire qui permettra d’avoir toutes les informations sur les fournisseurs. Certaines entreprises peuvent ajouter d’autres annexes pour le lancement d’offre.

L’analyse d’offre

Premièrement, chaque fournisseur viendra présenter son service ou ses produits qui seront bien évalués à la suite. L’entreprise procèdera à la présélection qui s’effectue sur des critères de caractères éliminatoires. En fait, il s’agira des compétences spécifiques, des équipements industriels particuliers et autres.

Deuxièmement, une analyse basée sur d’autres nombreux critères sera réalisée. Cette analyse rigoureuse approfondie permettra de se fixer sur une conclusion finale et de tirer au clair le nom du fournisseur choisi et sera présentée aux autres non retenus.

La négociation du contrat

Cette partie du processus d’achat est aussi primordiale, car à ce niveau il faut jouer ses meilleures cartes pour que la négociation soit en votre avantage. La mise en place d’une bonne stratégie en interne est donc indispensable. Il ne faut pas juste se lancer sur un coup de tête, il faut prendre le temps d’évaluer de long en large vos intérêts en se référant aux attentes de vos clients.

 Alors, il faut étudier l’ensemble des clauses administratives et techniques du contrat et les objectifs fixés afin que ceux-ci tournent votre faveur. Disposer des arguments convainquant pour arriver à convaincre votre futur partenaire. Tout mettre en œuvre pour que votre collaboration se déroule dans les meilleures conditions sans vous éloigner de vos objectifs. Le contrat d’achat sera donc établi entre le fournisseur et votre entreprise et chacun y tirera son profit si tous se passent dans les conditions nécessaires.

La conclusion et la signature de contrat

C’est la fin et dernière étape du processus d’achat. À ce niveau le fournisseur et votre entreprise signent un contrat et deviennent liés par un lien juridique. Dans ce document appelé contrat, tout ce qui a été établir et convenu depuis le début doit être inscrit dans les moindres détails, rien ne doit être omis au risque de mettre en péril le contrat.

Il faut aussi mentionner dans le contrat sa durée et quelques règles à respecter par tous les deux parties. Pour finir, le fournisseur va poser sa signature sur la partie de la fiche de contrat et votre entreprise fera de même. Ainsi le contrat est scellé entre les deux parties et c’est la fin du processus d’achat qui s’annonce.

Le processus d’achat est la combinaison de plusieurs étapes très rigoureuses. C’est même un pilier important dans le développement de votre entreprise. Le processus d’achat s’impose lorsque dans votre entreprise vous sentez le besoin d’achat. Alors le processus d’achat est lancé et chaque étape de ce processus se déroule rigoureusement. Le processus d’achat est donc le résultat de plusieurs tâches exécutées dans un ordre chronologique. 

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