Comment bien organiser sa salle de réunion ?

Dernière mise à jour de l’article le 7 décembre 2022

Saviez-vous que les employés passent en moyenne 8 heures en réunion par semaine ? Plusieurs salariés décident de s’unir pour partager de nouvelles idées. La salle de réunion d’entreprise  est un lieu de travail important pour les salaries.

Ici, les décisions stratégiques sont prises, les employés sont formés, de nouvelles idées innovantes sont générées et l’utilisation de la salle de réunion de l’entreprise est remise en question. Ensemble, nous repensons votre espace de réunion afin de le  transformer en un véritable lieu de rencontre et de la communication !

Maîtrisez les bases de la conception de salle de réunion  

 La salle de réunion d’entreprise est une partie importante de la conception de votre société, elle sera conçue différemment selon les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela détermine la diffusion ultérieure: du choix des meubles aux éléments décoratifs en passant par l’atmosphère générale.

A quoi sert principalement une salle de réunion ? Allez-vous organiser une réunion plus formelle, ou  une formation, un séminaire de brainstorming ou une réunion informelle rapide ? De combien d’espace dispose une salle de réunion d’entreprise ?

Salle sur nombre de participants  

Oui, les salles de réunion d’entreprises  encouragent la collaboration et la créativité, mais si cela va de soi, chaque participant doit être vu et entendu par tous, cela ne doit pas être sacrifié. Le personnel doit se sentir à l’aise  au détriment de la chambre.  

En effet, si vous souhaitez favoriser un échange d’idées dynamique et serein dans votre salle de réunion, vous devez vous lancer dans le plus petit espace que vous offrez à tous ceux qui y sont assis. Enregistrez-le pour que votre personnel reste confortable et efficace. Voici quelques informations utiles à ce sujet : respectez toute personne assise à au moins 60 cm, uniquement lorsque vous écoutez. 

Prévoyez au moins 70 cm d’espace par personne dans un environnement de travail. Lorsque vous prenez des notes ou travaillez sur un ordinateur portable. Chaque personne doit prévoir au moins 80 centimètres pour une position assise. 

Table de conférence en fonction du nombre de participants 

 Nous vous recommandons de choisir une table de conférence en fonction de l’espace disponible et de la capacité maximale que vous souhaitez offrir. Vous pouvez choisir une table ronde pour 5 personnes. 

En revanche, si vous souhaitez réunir plus de 5 personnes dans la salle, vous pouvez opter pour une table ovale ou rectangulaire pour mieux optimiser l’espace.  En réalité dans les salles de réunion d’entreprise, Il existe également des tables de conférence modulaires qui peuvent être agrandies pour accueillir plus de personnes. 

Enfin, selon la conception globale et la situation que vous souhaitez dans la salle de réunion, vous pouvez choisir différentes couleurs et matériaux : la table de réunion est en bois, verre, blanc, gris, noir … Choisissez une table de réunion adaptée et un espace de rangement plus harmonieux.

Chaise de conférence confortable 

Quel que soit le message que vous souhaitez faire passer lors de la réunion, le choix d’une chaise confortable est vraiment  important dans une salle de réunion d’entreprise, pour améliorer le bonheur au travail et réduire la fatigue.

Comment organiser un séminaire sur Lyon ?

Si l’organisation d’une salle de réunion est importante, dans le cadre d’un séminaire, l’organisation va bien au-delà de cette salle. Nous allons donc vous donner quelques renseignements, pour que tout se passe dans de bonnes conditions et que tout le monde soit satisfait de l’organisation de votre séminaire. 

Il faut déjà fixer les bases en amont, à savoir :

• fixer des objectifs
• choisir une thématique
• définir un budget
• fixer une date
• trouver l’endroit

Nous vous invitons à y réfléchir sérieusement au moins 6 mois en avance, afin que tout se passe au mieux. 

Si nous ne pouvons pas vraiment vous aider pour les 4 premiers critères, en revanche, nous le pouvons pour sélectionner un lieu adapté à vos besoins. Nous vous invitons simplement à cliquer sur ce lien https://www.spotlag.com/seminaire-lyon/. Peu importe le nombre de personnes qui vont participer à ce séminaire sur Lyon, vous trouverez un lieu pour les accueillir. La bonne nouvelle, c’est que la salle de réunion sera déjà prête le jour où vous l’avez réservée. Vous n’aurez donc pas à vous en soucier. 

Bien entendu, vous devez également penser à l’ensemble de la logistique. Comment vont venir les intervenants et participants ? Ont-ils besoin d’un hébergement ? Quel sera le nombre de repas à prévoir et le type ? Répondre à ces questions va vous permettre de définir avec précision l’endroit que vous pouvez réserver pour le séminaire. En effet, si les personnes viennent en transport en commun, vous ne pourrez pas vous éloigner du centre-ville. Si elles viennent de loin, vous devrez prévoir de quoi les héberger. Cela a donc son importance. 

Pour la restauration, pensez aussi à demander aux personnes s’ils ont des allergies ou des régimes à respecter (comme le sans gluten), car cela permet d’anticiper et de prévoir un menu bis adapté. Il est impensable que certaines personnes ne puissent pas se restaurer durant votre séminaire. 

Maintenant, une fois cette première phase réalisée, le travail n’est pas terminé pour autant. Il va falloir également travailler sur le déroulé de ce séminaire, afin de convier les participants et les intervenants. Cela implique donc de connaître la durée de chaque intervention, de définir les temps de pause, sans oublier le service de restauration et les imprévus toujours possibles. Tout cela va être utile pour la rédaction de la fiche de route, que vous devrez transmettre aux participants.

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