Comment choisir un logiciel de gestion d’achat ?

Dernière mise à jour de l’article le 16 mai 2022

Dans de nombreuses entreprises, les opérations au niveau du service achat continuent d’être des tâches complexes et à faible valeur ajoutée. Or, le secteur commercial est désormais plus en plus concurrentiel.

Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc veiller à rendre plus productives leurs opérations.

Si passer par une transformation digitale est la marche à suivre pour atteindre cet objectif, adopter un logiciel de gestion des achats constitue une étape cruciale à ne pas négliger. Que faut-il savoir à propos d’une telle solution procure to pay ?

Logiciel de gestion d’achats : de quoi s’agit-il ?

Un logiciel de gestion des achats est une solution informatique, généralement proposée en mode SaaS qui permet à une entreprise de concevoir et d’actualiser une base de données qui va contenir tous les éléments relatifs à son service achats.

Concrètement, avec ce système purchase to pay au sein de votre entreprise, vous allez pouvoir effectuer toutes les tâches de votre département achat y compris le lancement des commandes, l’établissement des factures et les livraisons.

Mieux, cette solution informatique vous permet de suivre vos opérations et même de les automatiser. Pour profiter pleinement d’un outil comme le logiciel de gestion des achats, vous devez vous assurer que ses fonctionnalités correspondent aux besoins et à la taille de votre entreprise.

Généralement, les fonctions courantes qu’il est possible de bénéficier avec un tel process procure to pay sont la gestion des commandes, des fournisseurs, des paiements et des factures puis le suivi des réceptions.

Pour quels intérêts opter pour un logiciel de gestion d’achats ?

Au sein d’une entreprise, les avantages qu’il y a à mettre en place un logiciel de gestion des achats se situent à divers niveaux.

Optimiser le contrôle des opérations achats

Au niveau du service achats d’une entreprise, toutes les opérations doivent être effectuées avec attention, car chacune d’elles affecte d’une manière ou d’une autre l’état financier de la structure. En tant que chef et pour assurer la pérennité des finances de votre entreprise, vous avez l’obligation de vérifier que chaque dépense réalisée est justifiée.

Cependant, procéder de façon manuelle à une telle vérification est une tâche fastidieuse. Avec une solution purchase to pay, votre mission deviendra bien plus simple. Un tel logiciel est en effet collaboratif. Vous pouvez donc en quelques clics valider ou non les dépenses que désirent effectuer vos employés et ce, même à distance. Ce qui vous met à l’abri des achats inutiles.

Il n’y a pas que les sorties d’argent que vous pourrez contrôler. Grâce à un logiciel de gestion des achats, vous avez également un œil sur les recettes au sein de votre entreprise ainsi que toute autre forme de transaction.

Gagner en productivité

Outre le fait de vous offrir un meilleur contrôle sur vos opérations achats, un système procure to pay permet également à votre équipe de gagner en productivité. Comprenez en effet que le service achats est un département au sein duquel la liste des tâches à effectuer est extrêmement longue.

Procéder par la méthode manuelle pour réaliser ces dernières ne fera qu’alourdir la charge de travail. Les erreurs sont en effet récurrentes et le temps de réalisation des opérations est ainsi plus long. L’utilisation d’un process purchase to pay est la solution pour alléger les missions de votre équipe.

Un tel logiciel embarque en réalité des fonctionnalités qui permettent d’automatiser toutes les tâches et de minimiser au niveau de celles-ci les éventuelles erreurs. Ainsi, vos employés pourront finir en un temps plus réduit leurs missions et se consacrer à d’autres tâches.

Choisir un logiciel de gestion des achats : les meilleurs réflexes à avoir

Réaliser un bon choix de système procure to pay est essentiel pour bénéficier de tous ses avantages. Lors d’une telle sélection, l’attitude à adopter est de privilégier un logiciel dont le prix est à la hauteur de l’état financier de votre entreprise.

Outre cela, prenez également le soin de rédiger un cahier des charges des divers besoins au sein de votre structure.

Cette démarche vous aidera à déterminer les meilleures fonctionnalités que doit posséder votre système purchase to pay. Pour affiner par ailleurs le choix de votre logiciel de gestion, assurez-vous qu’il soit compatible avec les outils déjà fonctionnels au sein de votre service. Ainsi, il vous sera plus aisé d’installer la solution procure to pay.

Notre recommandation de solution de gestion des achats

Avec un nombre assez impressionnant de logiciels pour gérer vos achats, il est tout à fait possible que vous soyez complètement perdus face à cette situation ! Il est vrai que ce n’est pas tous les jours que vous aurez ce choix à faire, et celui-ci ne doit pas du tout se prendre à la légère. Comme vous l’avez compris, vous ne pouvez par ailleurs pas vous tourner vers n’importe quel logiciel ou solution en ligne pour gérer vos achats : cela peut parfois être très risqué de se focaliser sur certaines d’entre elles qui ne sont pas forcément fiables…

Ainsi, après une petite étude sur le sujet, nous ne pourrions que vous recommander de vous rendre sur le site qui suit pour trouver une solution de gestion des achats qui soit bien adaptée à votre besoin professionnel. En seulement quelques clics, vous allez en effet pouvoir gérer vos différents bons de commandes, mais il vous sera aussi possible de gérer le suivi de la livraison, ou encore les différentes demandes de paiement si ces derniers tardent à arriver. Il ne vous reste plus qu’à l’essayer pour vérifier que celui-ci vous convienne bien…

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