Note de crédit : son principe en comptabilité
Dernière mise à jour de l’article le 5 août 2021
L’entreprise est une entité économique dont le bon fonctionnement est lié à une gestion adéquate de sa comptabilité. C’est un système d’information financière régi par des procédures précises qui font usage de certains instruments qui leur sont propres. On compte parmi ceux-ci la note de crédit. Qu’est ce que c’est qu’une note de crédit et quelle en est la signification ? Vous en saurez davantage dans cet article.
La note de crédit : Définition
On peut définir la note de crédit comme un moyen utilisé par le fournisseur (vendeur) pour réduire le montant initial concernant la facture de son client (acheteur). L’émission d’une note de crédit par le vendeur implique celle d’une note de débit de la part de l’acheteur. Par cet acte le client a ainsi donc l’avantage de payer une somme moins élevée à son fournisseur, car il bénéficie d’un crédit qui prend effet sur la prochaine facture.
La désignation « avoir sur facture » est également une dénomination de la note de crédit.
Les circonstances nécessitant l’émission d’une note de crédit
Plusieurs raisons peuvent mener le fournisseur à émettre une note de crédit. Elles peuvent varier en fonction du genre de l’entreprise et de la nature des activités qu’elle mène.
De façon générale, voici les cas pour lesquels on émet une note de crédit :
- Le changement du montant total de la facture après renvoie de la marchandise par le client (biens endommagés ou erreur d’articles à recevoir par exemple)
- Un excédent sur le montant de la facture émise par l’acheteur (erreur sur la facture)
- La non application d’une remise initialement prévue sur la facture
- Une annulation d’une facture qui a déjà été réglée par l’acheteur
- Le retard sur une livraison
Comment émet-on une note de crédit ?
La réalisation d’une note de crédit peut se faire à partir de nombreux formats disponibles en ligne. Mais ceci est encore plus facile grâce à l’utilisation des logiciels de comptabilité ou des progiciels de la gamme SAP. Il en existe de différents types. Mais il est primordial d’en choisir un qui correspond aux besoins de votre entreprise. En dernier recours, vous pouvez également réaliser votre note de crédit avec Excel.
En dehors des moyens à disposition pour réaliser la note de crédit, il existe des informations nécessaires que cette dernière doit porter.
Ainsi une note de crédit doit comporter :
- Les coordonnées du fournisseur et du client
- La date à laquelle est émise la note ainsi que la mention « note de crédit »
- Le montant à créditer
- Le numéro et la date de la facture faisant objet d’émission de cette note
- La désignation et la quantité des biens et leur prix par unité sans application de la TVA
- Tous les renseignements relatifs à la TVA
Il est recommandé au fournisseur d’indiquer sur la note de crédit les raisons qui le motivent à accorder le crédit.
Notons que tout comme pour les factures, il est plus facile de faire un suivi si les notes de crédit possèdent des numéros de série uniques.
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