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6 conseils pour encourager l’interaction lors d’une réunion en ligne

réunion en ligne

Dernière mise à jour de l’article le 9 novembre 2023

Aujourd’hui, le travail à distance est devenu une norme, les réunions en ligne sont devenues un outil essentiel pour maintenir la collaboration et la communication au sein des équipes.

Cependant, encourager l’interaction et l’engagement dans un environnement virtuel peut s’avérer être un défi majeur. Sans la dynamique d’une salle de réunion physique, les participants peuvent se sentir distants et moins enclins à participer activement.

Cet article vise à vous fournir six conseils pour transformer vos réunions en ligne en sessions interactives et dynamiques, où chaque participant se sent impliqué et motivé à contribuer.

1 – Comment préparer une réunion pour maximiser l’interaction ?

La préparation est la clé pour encourager l’interaction lors d’une réunion en ligne. Pour cela, commencez par définir des objectifs clairs et partagez-les avec les participants bien avant la réunion. Cela leur permettra de comprendre le but de la réunion et de réfléchir à leur contribution.

Un programme détaillé et interactif peut également servir de feuille de route et inciter les participants à se préparer aux discussions. Ajoutez des points spécifiques pour les interactions, comme des sessions de brainstorming ou des tours de table, et allouez suffisamment de temps pour chaque activité.

Enfin, assurez-vous que tous les participants ont accès aux documents et aux ressources nécessaires avant la réunion pour qu’ils puissent venir préparés et prêts à s’engager.

2 – Quels outils collaboratifs peuvent favoriser l’interaction ?

Les outils collaboratifs sont vos alliés pour rendre les réunions en ligne plus interactives. En effet, familiarisez-vous avec l’une des plateformes de réunion disponible en ligne et exploitez toutes ses fonctionnalités interactives.

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Par exemple, certaines proposent des sondages pour recueillir rapidement l’opinion des participants ou le chat pour permettre des discussions parallèles. Le partage d’écran peut être utilisé pour présenter des visuels engageants ou pour collaborer en temps réel sur des documents.

Voici quelques plateformes avec lesquelles vous pouvez favoriser l’interaction de vos collaborateurs :

  • Google Workspace : Avec des outils comme Google Docs, Sheets, et Meet, Google Workspace facilite la collaboration en temps réel, la communication et le partage de fichiers au sein des équipes.
  • Slack : Connu pour ses canaux de communication et sa capacité à intégrer de nombreux services tiers, Slack est idéal pour les discussions en groupe et les conversations directes, ainsi que pour le partage de fichiers.
  • Miro : Cette plateforme de collaboration en ligne est parfaite pour le brainstorming et la planification de projet avec des tableaux interactifs qui peuvent être utilisés pour des mind maps, des diagrammes de flux, et plus encore.
  • Asana : Asana aide à organiser le travail et à suivre les progrès des projets, en permettant aux équipes de créer des listes de tâches et de gérer les deadlines.
  • Trello : Avec son interface intuitive basée sur des tableaux et des listes, Trello est un outil de gestion de projet qui facilite l’organisation des tâches et la collaboration au sein des équipes.

3 – Comment animer une réunion en ligne pour favoriser l’engagement ?

Afin d’encourager l’interaction, commencez par poser des questions ouvertes qui invitent à la réflexion et à la discussion. Ces questions doivent être pertinentes et stimuler l’intérêt des participants. Utilisez des techniques telles que le brainstorming pour générer des idées et des discussions dynamiques.

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Vous pouvez également intégrer des études de cas pour rendre la réunion plus vivante. Ces activités permettent aux participants de se mettre en situation et d’explorer des scénarios réels, ce qui peut conduire à des solutions créatives et à une meilleure compréhension des sujets abordés.

L’écoute active est un autre point essentiel. En tant qu’animateur, montrez que vous valorisez les contributions de chacun en résumant et en rebondissant sur les points clés.

4 – Quelles stratégies adopter pour gérer le temps et les pauses efficacement ?

Concernant la gestion du temps, planifiez des pauses stratégiques pour éviter la fatigue numérique et permettre à chacun de se ressourcer. Ces pauses peuvent être l’occasion de petits exercices de détente ou simplement de moments libres loin de l’écran.

De plus, veillez à respecter le temps imparti pour chaque sujet du programme. Cela montre que vous valorisez le temps des participants et aidez à maintenir l’ordre et la structure de la réunion. Si un sujet nécessite plus de temps que prévu, décidez collectivement s’il faut le prolonger ou le reporter à une prochaine réunion.

5 – Comment s’assurer que tous les participants sont impliqués ?

Pour que chacun ait l’opportunité de s’exprimer, il est important de gérer activement la participation. Encouragez les participants plus silencieux en les sollicitant directement avec des questions ou en les invitant à partager leurs pensées.

Pour les participants dominants, reconnaissez leurs contributions tout en rappelant l’importance de la diversité des points de vue.

Ainsi, le fait de répartir les participants dans de petits groupes ou de salles de sous-commission peut favoriser des discussions plus approfondies et permettre à ceux qui sont moins enclins à parler en grand groupe de s’exprimer plus librement.

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Ces petits groupes peuvent ensuite partager leurs conclusions avec l’ensemble des participants, assurant ainsi une participation plus équilibrée.

6 – Quel suivi post-réunion mettre en place pour maintenir l’engagement ?

Un suivi efficace est essentiel pour maintenir l’engagement après la réunion. Envoyez un résumé de la réunion avec les actions à entreprendre et les délais associés pour rappeler aux participants leurs engagements et les prochaines étapes. Cela aide à maintenir la dynamique et l’implication de chacun.

Demandez également des retours sur la réunion pour identifier les points forts et les domaines d’amélioration. Cela montre que vous êtes à l’écoute et prêt à adapter les futures réunions pour mieux répondre aux besoins de l’équipe.

Enfin, planifiez la prochaine réunion en tenant compte de ces retours pour continuer à améliorer l’interaction et l’engagement.

Conclusion

Transformer une réunion en ligne en une session interactive et productive est un défi qui nécessite une préparation minutieuse et une exécution réfléchie.

En adoptant les six conseils présentés, vous pouvez encourager une participation active, gérer le temps avec efficacité et veiller à ce que chaque voix soit entendue.

De l’importance de poser des questions ouvertes à la gestion des pauses, en passant par l’implication de tous les participants et un suivi post-réunion rigoureux, chaque étape contribue à la réussite de l’interaction.

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